1) организация своевременной обработки, поступающей документации, поручений и ознакомление сотрудников с поступившими документами; 2) администрирование входящих телефонных звонков; 3) подготовка отчетов о результатах рассмотрения обращений граждан; 4) ведение журналов учета входящей и исходящей корреспонденции (документов, материалов), своевременная передача на исполнение сотрудникам; 5) регистрация входящих и исходящих документов в системе эл. документооборота СЭД «Дело»; 6) мониторинг исполнительской дисциплины, составление и рассылка справок-напоминаний; 7) проверка документов на соответствие нормам документооборота, инструкции по делопроизводству; 8) контроль за соблюдением сроков исполнения документов; 9) обеспечение подготовки, оформление и своевременная отправка исполненной документации по адресатам, осуществление взаимодействия с Почтой России (бокс-сервис); 10) взаимодействие с органами исполнительной власти Калининградской области, органами местного самоуправления, организациями; 11) составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя; 12) ведение календаря личного приема граждан; 13) выполнение разовых поручений руководителя; 14) составление и согласование номенклатуры дел; 15) составление описи дел, передаваемых на хранение в архив, архивирование дел и подготовка к сдаче в архив. |